Você que gere a Secretaria do seu clube sabe que não é uma tarefa fácil!
São muitos papéis, muitos documentos, várias tarefas, e tudo tem que ser cuidadosamente arquivado. Fora as outras atribuições da secretaria. É muita coisa.
Hoje quero abordar com você um tema específico: Arquivo.
Como Organizar a Secretaria do seu Clube
Todo clube precisa, no ato da inscrição do desbravador, reunir uma série de documentos pessoais, tanto dos desbravadores quanto dos responsáveis. RG, CPF, Comprovante de residência (que deve ser atualizado anualmente, mesmo se o endereço permanecer o mesmo), são alguns exemplos. Mas porque?
Anualmente, os clubes precisam realizar a contratação do Seguro Anual para Clubes. Para contratar, a secretaria da sua Associação/Missão abre a remessa diretamente com a operadora do seguro. Mas caso haja a necessidade de acionar esse seguro, os documentos pessoais são indispensáveis. São eles:
- RG
- CPF
- Certidão de Nascimento
- Comprovante de Residência (em nome do responsável do desbravador)
- Ata da comissão da igreja constando o evento, data e local onde o acidente aconteceu
Outra ocasião onde esses documentos são solicitados é no ato da Inscrição de Camporis, ou na contratação de ônibus de excursão para eventos.
Ou seja, esses documentos são essenciais para a realização de eventos no clube.
Mas então, como guardar esses documentos?
Se seu clube tem uma sala, ou um armário seguro, de preferência com cadeado ou fechadura, ótimo! Arquive em pastas da Secretaria do Clube de forma individual com uma etiqueta constando o nome completo de cada um.
Mas se seu clube não tem um local seguro para armazenar os documentos da Secretaria nas dependências da igreja, então vão algumas recomendações:
- Adquira uma pasta catálogo, aquelas com envelopes plásticos com 4 furos. Coloque os documentos dentro desses plásticos. Um plástico por desbravador. Essa pasta deverá ficar na posse do secretário do clube, e ser levada em todas as reuniões e eventos.
- Adquira uma Maleta Arquivo. São pastas plásticas grandes em forma de maletas onde são colocadas pastas suspensas dentro. Organize os documentos de cada desbravador nas pastas suspensas, sendo uma pasta por desbravador. Essa maleta ficará com o secretário do clube, e será levada em todas as reuniões e eventos.
- Adquira uma pasta grossa e pastas L. Organize os documentos dos desbravadores dentro das pastas L, e arrume-as por ordem alfabética dentro da pasta grossa. Essa pasta deverá ficar na posse do secretário do clube, e ser levada em todas as reuniões e eventos.
Minha última dica é:
DIGITALIZE TODA A DOCUMENTAÇÃO DO SEU CLUBE.
Estamos sempre suscetíveis a acidentes. Perder os documentos do clube num incêndio, num alagamento, numa infiltração, ou mesmo esquecer num ônibus e nunca mais ver, pode acontecer. Mas como diz o ditado, “O seguro morreu de velho”! Então, reúna a documentação de todos, menores e maiores de idade, escaneie cada documento, e salve na nuvem. Você pode pagar por esse serviço, ou pode criar uma conta no Gmail e usar o Google Drive.
O importante é criar uma pasta chamada “Secretaria”, dentro dessa pasta criar o “Arquivo Ativo” e o “Arquivo Morto”. Dentro desses arquivos, crie pastas com os nomes de cada desbravador do clube, e salve os documentos digitalizados ali. Em caso de acidentes, os arquivos poderão ser acessados de qualquer lugar, e reimpressos caso seja necessário.
Os demais documentos guardados na Secretaria do Clube de Desbravadores, como provas, trabalhos, certificados, não são confidenciais, então podem ficar guardados nas dependências do clube em pastas ou caixas, desde que devidamente organizados e salvos de umidade e mofo. Mas lembre-se sempre de lançar no Sistema de Gerenciamento de Clubes as especialidades e classes concluídas por cada um, e as condecorações recebidas. Assim, mesmo se você perder as provas e certificados, o registro no SGC servirá de comprovação.